Quando la propria azienda attraversa una fase negativa in ambito operativo o finanziario, la situazione può diventare tumultuosa. Molti aspetti sono al di fuori del proprio controllo durante una crisi finanziaria, ma il controllo sulle comunicazioni con i soggetti interessati importanti per la sopravvivenza dell'azienda permane. I soggetti interessati includono dipendenti, proprietari e fornitori, ma uno dei soggetti interessati più importanti è il creditore senior, la banca o il finanziatore. A causa dei loro diritti nei documenti di prestito che consentono loro di proteggersi rapidamente, i creditori possono avere un impatto significativo sui piani per la sopravvivenza.

La maggior parte dei proprietari aziendali non ritiene che sia importante comunicare con la propria banca periodicamente. Tuttavia, quando l'azienda si trova nei guai, questo aspetto deve cambiare. Il fatto è che si desidera l'aiuto della banca e l'ottenimento degli aiuti richiede la condivisione di informazioni e la spiegazione del motivo per cui è negli interessi della banca supportare l'azienda in difficoltà. Pertanto, è necessario comprendere la situazione dal punto di vista del finanziatore. 

Creazione di un clima di fiducia

Non si può mai dare per scontato che una banca che ha seguito l'attività per cinque, dieci o perfino venti anni continuerà a supportarla a tempo indeterminato, soprattutto senza una chiara comprensione dell'attuale situazione e delle modalità con cui l'azienda potrà uscire dal periodo di difficoltà. Molti proprietari aziendali presuppongono che il finanziatore sia il loro partner aziendale quando, in realtà, la banca è un creditore/fornitore di servizi soggetto a un'elevata regolamentazione da parte del governo. Le banche sono tenute a rilasciare prestiti ingenti che garantiscono un bon ritorno sui beni, vengono ripagati entro i termini e costituiscono un basso rischio di inadempienza. Questo aspetto viene disciplinato tramite le normative sul prestito a livello federale e statale, la cui osservanza viene controllata dagli organi di vigilanza periodicamente. Di conseguenza, le banche non hanno la possibilità di ignorare semplicemente le prestazioni insoddisfacenti senza prendere provvedimenti.

Un'azienda in difficoltà deve rivolgersi alla propria banca il più rapidamente possibile non appena individuato il problema. L'analisi del problema è fondamentale ma, se occorre del tempo, è opportuno avvisare della presenza del problema con una richiesta di tempo per esaminarlo anziché restare in silenzio. Gli istituti bancari non apprezzano le sorprese. Quindi, è necessario comunicare la situazione al più presto. Inoltre, in tempi di difficoltà finanziarie, non essere assolutamente sinceri con la propria banca può essere fatale per l'azienda. Essere trasparenti sulle novità nel momento in cui si verificano, sia positive che negative, consente di avere confronti aperti e onesti che aiuteranno a creare un clima di fiducia con la banca. La creazione di un rapporto basato sulla fiducia consente di rafforzare le relazioni a lungo termine.

Viceversa, il rischio nel non comunicare i problemi appena insorgono consiste nel fatto che tale comportamento potrebbe ledere la propria credibilità di fronte ai creditori. Quando le notizie negative vengono rivelate in ritardo anziché in anticipo, è probabile che il funzionario della banca pensi che la situazione sia stata nascosta deliberatamente e, in tal caso, si viene ritenuti disonesti o incompetenti o entrambi. Il punto centrale della relazione deve essere una modalità comunicativa che crei un clima di fiducia.

In genere, quando si verifica un inadempimento nel rimborso di un prestito da parte di un'azienda, a causa di problemi relativi ai pagamenti o di interessi scaduti o di mancata osservanza dei rapporti finanziari come parte della struttura del prestito, un prestito può essere inserito in un elenco di controllo e il creditore lo monitorerà con maggiore attenzione. Una volta che una banca ha designato un prestito come un problema, il prestito assume una nuova serie di requisiti normativi e di polizza. Alcuni istituti bancari trasferiscono i prestiti problematici a dipartimenti specializzati, definiti a volte "Account speciali" o "Gruppo di workout", per la gestione. I funzionari del gruppo di workout si occupano non solo della riscossione dei prestiti, ma anche di ridurre la complessiva esposizione al rischio della banca rispetto a un'azienda in difficoltà finanziarie. Prevedendo gli aspetti che i funzionari del gruppo di workout analizzeranno e sapendo quali problemi influiscono sulle loro decisioni, è fondamentale che l'azienda e i rispettivi professionisti affrontino i problemi potenziali prima che si trasformino in emergenze operative.

Se il prestito viene trasferito al dipartimento di workout, è necessario incontrare il funzionario di workout assegnato al proprio account il prima possibile. Sarà necessario redigere un piano aziendale dettagliato e proiezioni su come il team dirigenziale interromperà le perdite e risanerà le finanze aziendali e presentare tali documenti alla riunione. È indispensabile conoscere i dettagli della propria situazione finanziaria ed essere preparati a supportare le spese e le vendite previste con informazioni tangibili e previsioni dettagliate. Se il funzionario di banca mostra preoccupazioni e non si forniscono dati dettagliati sulla situazione, il funzionario colmerà le lacune immaginando le possibilità mediante le proprie interpretazioni e presupposizioni, probabilmente peggiori della realtà.

Richiesta dell'assistenza di terze parti

Da molto tempo i consulenti finanziari si lamentano del fatto che le banche attendono sempre troppo a lungo per coinvolgerli nel processo di assistenza ai debitori in difficoltà. In genere, i debitori non dispongono di due risorse chiave: tempo e capitale operativo. Maggiore è la tempestività con cui i consulenti entrano in gioco, più tempo hanno per risolvere questi problemi e per aiutare a sviluppare un piano di ristrutturazione. Questa assistenza da parte di una società di terze parti è di grande aiuto per gli istituti bancari sia a breve che a lungo termine. I consulenti possono consentire al proprietario d'azienda di evitare di ripetere gli errori o di interrompere le cattive abitudini che risiedono alla base della crisi. L'analisi finanziaria di terze parti fornisce alla banca una panoramica migliore dell'azienda e consente di esprimere numerosi consigli che il proprietario può implementare per favorire la ripresa dell'azienda.

Come minimo, l'azienda deve preparare una presentazione per la banca che illustri in modo dettagliato la situazione corrente. Tale presentazione dovrebbe includere la descrizione del processo che ha portato alla situazione attuale e del processo che riporterà l'azienda in buono stato in modo da poter estinguere il debito con la banca. Le informazioni fornite consentono al funzionario della banca di comprendere meglio i problemi specifici e le modalità con cui si stanno risolvendo. In genere, un funzionario di banca sottoporrà la presentazione alla commissione prestiti per dimostrare ai superiori che l'azienda si sta impegnando attivamente alla risoluzione dei problemi. L'azienda ha così l'opportunità di controllare la descrizione della situazione fornita ai responsabili decisionali dell'istituto bancario, anziché fare unicamente affidamento alla presentazione della propria situazione da parte del funzionario di banca. Il piano di ristrutturazione deve essere convalidato e supportato dalla banca. Senza il supporto della banca, l'azienda dispone di un numero molto ridotto di opzioni per uscire dalla situazione di crisi.

Non è sufficiente inviare la presentazione per e-mail al funzionario di banca; è opportuno organizzare un incontro faccia a faccia per illustrare di persona tutti i punti del piano al funzionario. È consigliabile incoraggiare il funzionario di banca a porre domande. Questa riunione vis-à-vis è fondamentale per dimostrare al finanziatore che si sta lavorando per trovare una soluzione per tutti i soggetti interessati e che per il proprietario dell'azienda è importante poter estinguere il debito con la banca. Una volta che la banca ha accettato il piano, è fondamentale anche una costante comunicazione. Nelle situazioni di crisi, è opportuno avere contatti telefonici o riunioni su base mensile per tenere informata la banca dei progressi o delle eventuali battute d'arresto dell'implementazione del piano.

È importante che l'azienda o il debitore comprenda che le banche non possono e non svolgeranno il ruolo di un fornitore di capitali. Non è il rischio che hanno accettato di assumersi quando hanno concesso il prestito all'azienda. Inoltre, generalmente il pignoramento non è la prima opzione scelta, poiché di solito aumenta le loro perdite e crea potenziali rischi legali per la banca. La banca si aspetta che il proprietario dell'azienda proponga una soluzione che illustri le modalità con cui il prestito verrà ripagato. In caso contrario, la banca potrebbe richiedere che il proprietario ottenga finanziamenti per estinguere il debito o che venda parti dell'attività, indipendentemente dalla perdita, per recuperare liquidità. È importante che il debitore sviluppi un piano realistico per estinguere il debito con la banca.

È inoltre fondamentale che l'azienda si impegni attivamente ad affrontare i segnali di sottoperformance o di crisi. In caso contrario, si rischia che il finanziatore imponga una soluzione non ottimale. I finanziatori devono avere la completa fiducia nel team dirigenziale e della sua capacità di mettere in pratica il piano di ristrutturazione e di dirigere l'attività in modo efficace in futuro.

È necessario rivolgersi a un consulente di ristrutturazione nelle prime fasi, anche se i dirigenti dell'azienda hanno una concreta esperienza in ristrutturazioni. I consulenti esterni possono valutare la situazione da un punto di vista diverso e sono esperti nella gestione e nella consulenza in situazioni di difficoltà. È sempre necessario usufruire di analisi chiare e imparziali per risolvere veramente un problema intrattabile. Inoltre, un consulente indipendente aumenta enormemente la credibilità del piano e la fiducia del finanziatore nella relativa implementazione e nel successo finale. Sebbene un proprietario d'azienda possa resistere all'idea di rivolgersi a una consulenza esterna, ritenendola una spesa superflua o semplicemente per proteggere l'ego aziendale, un consulente di ristrutturazioni senior può fornire approfondimenti maturati con l'esperienza, una prospettiva esterna e competenze specializzate che possono aumentare il supporto dei clienti, dei fornitori e, naturalmente, del finanziatore. In molte situazioni di crisi, i debitori hanno perso credibilità nella capacità di risolvere i problemi o nel rispettare le scadenze promesse alla banca. Inoltre, i consulenti di ristrutturazioni hanno un'esperienza di gran lunga maggiore nell'implementazione dei piani formulati. La banca considererà l'ingaggio di un consulente di ristrutturazioni un segnale positivo in una situazione di crisi, poiché consulenti valutano la situazione da un punto di vista diverso e sono esperti nella gestione e nella fornitura di linee guida nelle situazioni critiche.

Una comunicazione chiara e accurata durante qualsiasi situazione di crisi è fondamentale per procedere verso la risoluzione finale. La comunicazione con il finanziatore deve avvenire nelle prime fasi, fornendo dati dettagliati con tempestività e successivamente le analisi che, per quanto rapide, devono essere anche precise. In queste circostanze, un consulente imparziale può essere fondamentale per la sopravvivenza di un'attività aumentando la credibilità sia tramite soluzioni migliori che tramite una maggiore fiducia dei soggetti interessati nelle capacità di implementazione.

Quali elementi presentare alla banca

La presentazione di un'azienda dovrebbe includere una panoramica o un riepilogo esecutivo che illustra in modo dettagliato la causa della crisi prestazionale, una considerazione delle alternative strategiche e un piano di ristrutturazione dettagliato supportato da quanto segue:

Panoramica operativa e finanziaria 

Fornire i dettagli operativi e finanziari dell'azienda, identificare tutte le relative sfide, in ambito finanziario, operativo o manageriale. Ci si potrebbe stupire delle poche conoscenze che ha il finanziatore dell'attività della propria azienda, anche se l'istituto bancario è stato il finanziatore dell'attività per anni. Quando un'azienda si trova in una situazione di crisi, la banca esamina l'attività con un nuovo sguardo e molta più attenzione. Potrebbe inoltre venire assegnato al proprio account un nuovo funzionario del gruppo di workout, il quale non conosce bene l'azienda come la conosceva il funzionario di banca che se ne occupava in precedenza.

Aggiornamento di mercato

Fornire al funzionario della banca informazioni dettagliate sul settore e sulle previsioni prestazionali dell'azienda nel mercato e rispetto ai concorrenti.

Prestazioni finanziarie attuali

Concentrarsi sulle prestazioni per mese e dell'anno in corso rispetto al budget e al periodo dell'anno precedente. Fornire dettagliate proiezioni finanziarie pro forma per mese e trimestre per i successivi 12-24 mesi, inclusi: bilanci, conti economici, calcoli degli impegni e conformità agli stessi o impegni suggeriti, disponibilità in base al revolving del capitale circolante e un piano per estinguere il debito bancario. Le proiezioni devono includere sia uno scenario ottimale che uno scenario svantaggioso ed essere supportate da ipotesi chiave conseguibili. Non è il momento di essere eccessivamente ottimisti. È opportuno essere realisti.

Iniziative di riduzione dei costi

Includere dettagli sulle iniziative di riduzione dei costi, ad esempio riduzione della forza lavoro, chiusura di sedi, diminuzione degli acquisti di inventario e riduzioni salariali.

Proiezione del flusso di cassa per 13 settimane

Si tratta di uno strumento per controllare la liquidità, ma può essere utilizzato anche per illustrare la situazione alla banca. L'istituto bancario riconoscerà gli effetti positivi dell'impegno nella riduzione dei costi e i maggiori incassi dei crediti, nonché la capacità dell'azienda di finanziare le operazioni attuali.

Documenti collaterali

Fornire un riepilogo storico e aggiornamenti sugli incassi dei crediti, gli importi insoluti, i livelli di inventario e gli acquisti. Illustrare gli eventuali impatti sulla disponibilità in base al revolving del capitale circolante in relazione ai livelli collaterali e alle prestazioni previste.

Spese di capitale

Descrivere l'importo in dollari delle spese necessarie per mantenere le attrezzature esistenti rispetto all'importo necessario per aumentare o mantenere i livelli delle vendite.

Passività

Identificare i fornitori critici, la capacità dell'azienda di pagare i fornitori entro le scadenze, preoccupazioni o problemi di insolvenza o se l'azienda è stata posta in regime di pagamento alla consegna da qualcuno dei fornitori.

Piano preferito

Fornire i dettagli sul piano di ristrutturazione preferito, con obiettivi intermedi misurabili e un elenco di tutte le opportunità di ristrutturazione attuali. Illustrare nel dettaglio queste opzioni, che potrebbero includere il rifinanziamento del debito bancario la vendita di una divisione, la vendita dell'azienda, raccolta di capitale o una combinazione delle possibilità summenzionate. Fornire un piano temporale in base al quale si verificheranno tali opportunità e un elenco dei potenziali ostacoli al loro conseguimento.