Aiutiamo le organizzazioni a creare programmi di conservazione legale che bilancino best practice sostenibili alle loro personali esigenze di conservazione. Il nostro approccio parte dalla definizione di un processo pratico e ripetibile, per proseguire con l'incorporazione delle tecnologie più appropriate per stabilire sostenibilità, creare efficienza e supportare la collaborazione.

Non solo vantiamo un'esperienza unica nella selezione e nell'implementazione di tecnologie per la conservazione legale, ma siamo anche in grado di gestire i sistemi per conto dei nostri clienti, agendo da risorse di supporto continuo.

Esperienza tecnologica:

• Exterro Legal Hold
• Zapproved Legal Hold Pro
• IBM Atlas and StoredIQ for Legal
• Onit Legal Hold
• Relativity Legal Hold
• Total Discovery
• EnCase eDiscovery
• Home-grown systems

Offriamo consulenza a team legali e IT su come raccogliere ed elaborare i dati in maniera sostenibile e a supporto delle loro esigenze di discovery, regolamentari e investigative. Per soddisfare le esigenze di ciascuna organizzazione, sviluppiamo approcci basati sulle sue caratteristiche, quali dimensione, presenza geografica, allocazione delle risorse, composizione e volume del portfolio legale, tolleranza al rischio, offerta tecnologica e requisiti di fornitura di dati.

In questo modo, i nostri clienti minimizzano il rischio, migliorano i tempi di produzione e la soddisfazione dei clienti e diminuiscono i costi utilizzando:

• Modelli interni/esterni ottimali per il supporto delle risorse
• Processi per automatizzare le attività di raccolta di routine
• Ruoli e responsabilità chiaramente definiti con accordi standard sui livelli di servizio (SLA - Standard Service Level Agreement)
• Flussi di lavoro per le richieste efficienti, semplici e in grado di fornire aggiornamenti di stato significativi
• Specifiche di trasformazione standardizzate e allineate con le best practice del settore e con le posizioni aziendali
• Strategie analitiche e raccolta dei dati pratiche e proporzionali
• Report per la gestione degli errori e processi di riparazione
• Report e metriche centralizzati che migliorano la gestione giornaliera dei casi e il riutilizzo dei dati

Giochiamo un ruolo di importanza fondamentale nello stabilire flussi di lavoro per la revisione dei documenti coerenti e ripetibili, linee guida per la revisione di primo livello, controlli dei log privilegiati e protocolli per l'assicurazione della qualità. Ci distinguiamo perché focalizziamo la nostra attenzione sulle strutture di rendicontazione e comunicazione necessarie per gestire al meglio i progetti di revisione dei documenti.

Il nostro approccio basato sulla consulenza ci ha consentito di sviluppare solidi programmi di revisione dei documenti utilizzando diverse piattaforme ospitate da aziende leader nella fornitura di servizi di discovery e AM Law 100. Applichiamo la stessa metodologia alle soluzioni sul cloud per la gestione di indagini interne, problematiche occupazionale e altri casi delicati. In particolare, abbiamo esperienza nei progetti di revisione di documenti relativi ai settori dei servizi finanziari, energetico e farmaceutico, comprese seconde richieste HSR.

Aiutiamo i clienti a massimizzare il volume dell'apprendimento e delle analisi automatiche nell'ambito delle attività di discovery. Ciò comprende lo sviluppo di flussi di lavoro e programmi di formazione personalizzati finalizzati all'utilizzo delle analisi durante la revisione di documenti. Quando lavoriamo in qualità di gestori dei casi di discovery, offriamo spesso team dedicati al caso e linee guida che indicano quando prendere in considerazione e sfruttare le analisi.

Alcuni casi di utilizzo delle analisi comprendono:

• Espansione delle parole chiave per raffinare l'elenco di parole chiare e identificare ulteriori documenti da revisionare
• Threading di e-mail per aumentare la coerenza e la velocità delle revisioni riducendone, al contempo, la popolazione
• Identificazione della lingua in dati strutturali per ottimizzare la pianificazione delle revisioni
• Apprendimento automatico per il riutilizzo dei dati e la coerenza produttiva
• Raggruppamento e ricerca di concetti in gruppi per maggiore efficienza della revisione e riduzione dei costi
• Programmazione predittiva e apprendimento attivo continuo per migliorare l'accuratezza e l'efficienza della revisione

Aiutiamo i dipartimenti legali aziendali e le imprese a migliorare i processi di appalto e di richiesta dei servizi legali. Definendo modelli standard, linguaggio delle clausole approvato, accordi di self-service, approvazione dei processi, limitazioni di sicurezza e ruoli, creiamo flussi di lavoro a supporto del processo di gestione del ciclo di vita contrattuale. Oltre a fornire alle organizzazioni scalabilità crescente, tali flussi di lavoro e archivi di contratti globali sono anche molto utili per centralizzare i contratti, gestirne i rinnovi con maggiore efficienza e comprendere gli obblighi contrattuali.

Esperienza tecnologica:

• iCertis
• Apptus
• Coupa
• DocuSign Spring CM
• Onit CLM
• Malbek

Lavoriamo con i clienti per migliorare la collaborazione tra dipartimenti e parti esterne implementando sistemi centralizzati per la gestione dei documenti. Oltre ad aiutare a organizzare, localizzare e gestire i documenti, aiutiamo i clienti nelle attività di integrazione di Microsoft Outlook/O365, Adobe, Foxit e altre applicazioni di utilizzo comune per ottimizzare l'archiviazione e la ricerca dei documenti.

Le nostre attività aiutano i clienti a capire diverse fonti di contenuto e sviluppare strutture di cartelle standard, categorizzazioni e convenzioni di nomenclatura, oltre che a migrare i dati acquisiti verso un archivio centralizzato dei documenti. Raccomandiamo best practice che partono dalla progettazione di sistema per passare alle attività di gestione del cambiamento, formazione e distribuzione agli utenti finali. Collaboriamo a stretto contatto con i clienti e i rivenditori di software al fine di assicurare un'esperienza cliente positiva che porti all'adozione ottimale e a lungo termine del sistema.

Esperienza tecnologica:

• iManage
• NetDocs
• SharePoint
• OpenText^™

Aiutiamo i clienti ad automatizzare i loro processi di gestione delle problematiche e ad adottare tecnologie per la gestione della spesa e delle fatturazioni elettroniche finalizzate a migliorare la trasparenza e la produttività quando si lavora con rivenditori e consulenti esterni. Le nostre implementazioni offrono ai clienti buone capacità di rendicontazione e consentono una migliore comprensione delle spesi correnti e dell'allocazione delle risorse, il che consente di utilizzare le risorse interne ed esterne in maniera economicamente efficiente.

Lavoriamo a stretto contatto con i clienti per capire e ottenere i principali requisiti e sviluppare approcci di categorizzazione delle problematiche e flussi di lavoro in grado di massimizzare l'efficienza sistemica e soddisfare le loro esigenze. I nostro supporto ai clienti comprende test di sistemi iterativi e di best practice per la formazione e la transizione in ambito di produzione. In seguito all'implementazione, offriamo criteri di successo misurabili per l'adozione e il miglioramento continui.

Esperienza tecnologica:

• Brightflag
• doeLEGAL ASCENT^™
• Lexis Nexis^® CounselLink^®
• Mitratech TeamConnect
• Onit Enterprise Legal Management
• Thomson Reuters Legal Tracker
• Wolters Kluwer Passport^®
• Wolters Kluwer TyMetrix ^®360 (T360)

Valutiamo le spese legali nell'ottica della riduzione e dell'annullamento dei costi. Le iniziative di riduzione dei costi che ci coinvolgono avvengono spesso a livello aziendale, mentre in altre occasioni seguono indagini o contenziosi costosi. In entrambi i casi, i nostri metodi comprendono sia strategie semplici, dal punto di vista tecnologico, che approcci più sofisticati, a seconda delle esigenze del cliente. Per quanto riguarda le soluzioni tecnologicamente semplici, sfruttiamo i dati contabili storici di venditori e studi legali. I metodi più sofisticati, invece, si basano sull'ottimizzazione di rendicontazione e strumentazione relative alle problematiche esistenti, sulle tecnologie di gestione della spesa o sulla valutazione dei nuovi attori di mercato focalizzata sul benchmark di avvocati e studi legali.

I risultati di tali tipologie di valutazione potrebbero essere incentrati su quanto segue:

• Identificazione di un nucleo centrale di rivenditori e studi legali
• Comparazione dei fornitori maggiormente utilizzati in base ad aree di attività, utilizzo e tariffe
• Valutazione dell'utilizzo o dell'opportunità di utilizzo di fornitori alternativi di servizi legali
• Definizione di un flusso di lavoro regolare e di una cadenza per le negoziazioni tariffarie
• Analisi della selezione dei fornitori di servizi e dell'approccio valutativo (studi legali, fornitori alternativi, discovery di rivenditori)
• Valutazione di accordi tariffari, comprese tariffe fisse o alternative e utilizzo potenziale delle stesse
• Offerta di raccomandazioni relative a processi per programmi di fornitura, consolidamento, negoziazione tariffaria, strutture tariffarie, selezione/RFP e approccio con scheda di valutazione
• Offerta di raccomandazioni sulla reportistica e sulla relativa tecnologia finalizzate all'ottimizzazione della visualizzazione di metriche provenienti da sistemi aziendali. Ciò comprende revisioni di alto livello di business intelligence, strumentazione e mezzi di benchmarking delle spese legali esterne per completare le rendicontazioni relative ai mezzi di gestione della spesa e delle problematiche
• Sviluppo di un piano d'azione futuro che evidenzi le attività e i costi di alto livello per implementare le raccomandazioni

Il nostro team ha sviluppato un approccio innovativo all'automazione dei processi inerenti agli affari legali delle aziende. Sfruttando diverse piattaforme incentrate sui flussi di lavoro, il nostro team, formato da professionisti esperti nell'ottimizzazione dei processi, è in grado di sviluppare flussi di lavoro personalizzati per automatizzare le attività legali fortemente impattanti su rischi, costi e valore aziendali.

Implementiamo soluzioni per l'automazione del flusso di lavoro altamente flessibili e scalabili, ovvero applicabili tanto a processi di automazione singoli e indipendenti quanto a modelli generali che coinvolgono diversi portatori di interesse o dipartimenti. Offriamo inoltre servizi di valutazione che aiutano a comprendere in che modo l'organizzazione possa giovare dall'automazione dei processi, quali siano gli impatti di tale automazione dei processi e quanto i portatori di interessi interni ed esterni siano pronti ad adottare processi di lavoro automatizzati.

Alcuni esempi di automazione del flusso di lavoro:

• Attività di processo
• Richieste di attività legali
• Monitoraggio del flusso di lavoro di discovery
• Aggiornamento della mappatura e catalogazione dei dati
• Formazione e attestazione di certificazione
• Gestione del rischio relativo a terze parti
• Valutazione e schede di valutazione per studi legali