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Nous accompagnons nos clients dans la planification informatique stratégique, le choix des logiciels, la conception des processus et le déploiement des systèmes.

En remplissant un rôle pratique important entre les organisations juridiques, les éditeurs de logiciels et l'informatique, Stout aide les clients à concilier les exigences commerciales internes et le désir d'une productivité accrue avec les capacités technologiques disponibles. Nous ne nous contentons pas d'installer des logiciels, nous travaillons en étroite collaboration avec les clients et les fournisseurs tout au long de la mise en œuvre afin d'assurer un changement durable et positif.

Nous maîtrisons la plupart des solutions technologiques de pointe qui prennent en charge la découverte et les opérations juridiques. En fonction de vos besoins, nous proposons des évaluations ciblées, des feuilles de route technologiques de département, une aide à l'analyse de rentabilisation et à la sélection de systèmes, et nous servons également de partenaires de mise en œuvre de système pour les remplacements et les mises à niveau.

Évaluation et feuille de route

En évaluant les besoins technologiques de votre service juridique, nous élaborons des analyses de rentabilité pour les mises à niveau et les changements technologiques, et nous dressons une feuille de route technologique à long terme à l’échelle du service. Nous travaillons avec vous pour définir et hiérarchiser les exigences commerciales et ensuite évaluer les fournisseurs de technologie disponibles, afin d'identifier les solutions les mieux adaptées à vos besoins.

Sélection système

Après avoir défini les exigences commerciales et évalué les fournisseurs de technologie disponibles, nous vous aidons à identifier et à recommander les solutions logicielles les plus viables. Cela comprend souvent la création, l'administration, l'analyse, la notation des appels d'offres et l'évaluation des modèles de coûts potentiels.

Mise en place

Découverte

Nous aidons les organisations à créer des programmes de conservation légale qui équilibrent les meilleures pratiques légitimes avec leurs besoins de conservation uniques. Notre approche se fonde d'abord sur la définition d'un processus pratique et reproductible, puis sur l'intégration des technologies appropriées pour établir la légitimité, créer des gains d'efficacité et favoriser la collaboration.

Nous avons non seulement une expérience inégalée dans la sélection et la mise en œuvre de technologies de conservation légale, mais nous pouvons également gérer des systèmes pour le compte de nos clients en tant que ressources de soutien continu.

Expérience dans le domaine technologique :

  • Conservation légale Exterro
  • Conservation légale Zapproved
  • IBM Atlas et StoredIQ (service juridique)
  • Conservation légale Onit
  • Conservation légale Relativity
  • Découverte totale
  • eDiscovery EnCase
  • Systèmes développés en interne

Nous conseillons les équipes juridiques et informatiques sur la manière de collecter et de traiter les données d'une manière légitime pour répondre à leurs besoins en matière de découverte, de réglementation et d'enquête. Sachant que chaque organisation a des besoins uniques, nous développons des approches qui tiennent compte de la taille de l'organisation, de la présence géographique, de l'allocation des ressources, du volume et de la composition du portefeuille juridique, de la tolérance au risque, des offres technologiques et des exigences en matière de sources de données.

Ces efforts permettent à nos clients de minimiser les risques, d'améliorer les délais d'exécution et la satisfaction des clients, et de réduire les coûts en inculquant :

  • Modèles optimaux de prise en charge des ressources internes / externes
  • Processus d'automatisation des tâches de collecte de routine
  • Rôle et responsabilités clairement définis avec accords de niveau de service standard (SLA) convenus
  • Flux de travail de demande efficaces, faciles à utiliser et fournissant des mises à jour de statut significatives
  • Spécifications de traitement normalisées qui correspondent aux meilleures pratiques de l'industrie et aux postures de l'entreprise
  • Collecte de données et stratégies d'analyse pratiques et proportionnelles
  • Rapports de gestion des erreurs et processus de correction
  • Rapports et métriques centralisés, qui améliorent la gestion quotidienne des cas et la réutilisation des données

Nous jouons un rôle essentiel en établissant des flux de travail d'examen de documents cohérents et reproductibles, des directives d'examen de premier niveau, des contrôles des journaux de privilèges et des protocoles d'assurance qualité. L’accent mis sur les structures de communication et de reporting nécessaires pour gérer avec succès les projets d’examen de documents est l’un des facteurs de différenciation de Stout.

Notre approche axée sur le conseil nous a offert une opportunité significative de créer de solides programmes d'examen de documents utilisant différentes plateformes hébergées chez les principaux fournisseurs de services de découverte et les cabinets AM Law 100. Nous appliquons la même méthodologie aux solutions hébergées dans le cloud pour gérer les enquêtes internes, les questions d'emploi ou d'autres cas sensibles. En particulier, nous avons de l'expérience dans les projets d'examen de documents des secteurs des services financiers, de l'énergie et de la pharmaceutique, y compris dans les secondes demandes de HSR.

Nous aidons nos clients à maximiser la valeur de l'apprentissage automatique et de l'analyse dans le contexte de la découverte. Cela comprend la création de flux de travail personnalisés et de programmes de formation pour augmenter l'utilisation de l'analyse lors de la révision des documents. Lorsque nous agissons en tant que gestionnaires de découverte, nous conseillons souvent aux équipes en charge de ces dossiers des conseils quant au moment opportun d'envisager et de tirer parti des analyses.

Voici quelques exemples de cas d'utilisation d'analyse :

  • Extension de mots clés pour affiner les listes de mots clés et identifier des documents supplémentaires à examiner
  • Fils de conversations d'e-mails pour renforcer la cohérence et accélérer les révisions tout en réduisant la population examinée
  • Identification de la langue pour structurer des données similaires en vue d'une planification optimale de l'examen
  • Apprentissage automatique en vue de la réutilisation des données et la cohérence de la production
  • Regroupement de concepts et recherche de regroupement de données similaires pour augmenter l'efficacité de l'examen et réduire les coûts
  • Codage prédictif et apprentissage actif continu pour augmenter la précision et l'efficacité des révisions

Opérations juridiques

Nous aidons les services juridiques d'entreprise ainsi que les organisations à améliorer les demandes de services juridiques et les processus de passation de marchés. En définissant des modèles standard, une terminologie de clause approuvée, des accords de libre-service, des processus d'approbation, des restrictions de sécurité et des rôles, nous créons des flux de travail pour traiter le processus de gestion du cycle de vie des contrats de bout en bout. En plus de fournir aux organisations une évolutivité accrue, de tels flux de travail et référentiels de contrats mondiaux sont également très utiles pour centraliser les contrats en vue d'une gestion plus efficace des renouvellements et d'une meilleure compréhension des obligations contractuelles.

Expérience dans le domaine technologique :

  • iCertis
  • Apptus
  • Coupa
  • DocuSign Spring CM
  • Onit CLM
  • Malbek

Nous travaillons avec nos clients pour renforcer la collaboration entre les départements et les parties externes, en mettant en œuvre des systèmes de gestion centralisée des documents. En plus d'aider à organiser, localiser et gérer les documents, nous aidons les clients à s'intégrer à Microsoft Outlook / O365, Adobe, Foxit et à d'autres applications couramment utilisées pour une récupération et un stockage transparents des documents.

Nos services aident les clients à comprendre différentes sources de contenu, à développer des structures de dossiers standard, des catégorisations et des conventions de dénomination, et également à migrer les données héritées vers un référentiel de documents centralisé. Nous recommandons les meilleures pratiques de la conception du système à la gestion du changement, à la formation et au déploiement aux utilisateurs finaux. Nous collaborons étroitement avec les clients et le fournisseur de logiciels pour garantir une expérience utilisateur positive qui permet une adoption optimale du système à long terme.

Expérience dans le domaine technologique :

  • iManage
  • NetDocs
  • SharePoint
  • OpenText

Nous aidons nos clients à automatiser leur processus de gestion des affaires et à adopter une technologie de facturation électronique et de gestion des dépenses pour accroître la transparence et améliorer la productivité en travaillant avec des conseillers et des fournisseurs externes. Nos implémentations fournissent aux clients des capacités de reporting robustes et permettent une meilleure compréhension des dépenses actuelles et de l'allocation des ressources afin d'utiliser les ressources internes et externes de manière rentable.

Nous travaillons en étroite collaboration avec les clients pour comprendre et satisfaire aux exigences clés et développer des approches de classification des matières et des flux de travail afin de maximiser l'efficacité du système pour répondre à leurs besoins. Notre assistance client prévoit des tests itératifs du système et fournit des bonnes pratiques pour la formation et la transition vers la production. Après la mise en œuvre, nous fournissons des critères de succès mesurables pour favoriser une adoption et une amélioration continues.

Expérience dans le domaine technologique :

  • Brightflag
  • doeLEGAL ASCENT
  • Lexis Nexis® CounselLink®
  • Mitratech TeamConnect
  • Onit Enterprise Legal Management
  • Thomson Reuters Legal Tracker
  • Wolters Kluwer Passport®
  • Wolters Kluwer TyMetrix ®360 (T360)

Nous évaluons les dépenses juridiques en vue de réduire et d'optimiser les coûts. Souvent, les initiatives de réduction des coûts auxquelles nous participons se produisent au niveau de l'entreprise, et d'autres fois, elles peuvent faire suite à un contentieux ou à une enquête coûteuse. Dans les deux scénarios, nos méthodes incluent à la fois des méthodes employant peu de technologie et des méthodes plus sophistiquées, selon les besoins du client. Concernant les méthodes employant peu la technologie, nous exploitons les données historiques des cabinets d'avocats et des fournisseurs. Sur le plan plus sophistiqué, nous nous concentrons sur l'optimisation des rapports et des tableaux de bord et nous employons des technologies de gestion des dossiers et des coûts, ou analysons les nouveaux arrivants sur le marché afin de procéder à une analyse comparative des cabinets d'avocats.

Les résultats de ces types d'évaluations peuvent se concentrer sur les éléments suivants :

  • Identification du panel de base de cabinets d'avocats et de fournisseurs
  • Comparaison des fournisseurs les plus utilisés en termes de domaines de pratique, d'utilisation et de tarifs
  • Évaluation de l'utilisation ou de l'opportunité pour les fournisseurs de services juridiques alternatifs (ALSP)
  • Mise en place d'un flux de travail et d'une cadence régulière pour les négociations tarifaires
  • Analyse de la sélection des prestataires de services et approche d'évaluation (cabinets d'avocats, ALSP et fournisseurs de découverte)
  • Évaluation des accords de frais, y compris les arrangements de frais fixes ou alternatifs ou leur utilisation potentielle
  • Recommandations sur les processus pour le programme des fournisseurs, la consolidation, la négociation des tarifs, la structure des frais, la sélection/la demande de propositions et l'approche en termes de tableaux de bord
  • Recommandations sur les rapports et la technologie associée pour optimiser l'affichage visuel des mesures provenant des systèmes de l'entreprise. Cela comprend un examen de haut niveau de la veille stratégique, des tableaux de bord et des outils externes d'analyse comparative des dépenses juridiques pour compléter les rapports à partir des outils de gestion des dossiers et des dépenses
  • Développement d'une future feuille de route sur l'état, décrivant les activités et les coûts globaux pour mettre en œuvre les recommandations

Notre équipe a développé une approche innovante pour automatiser les processus commerciaux juridiques de votre organisation. En tirant parti de diverses plateformes de flux de travail, notre équipe d'experts en amélioration des processus peut concevoir des flux de travail personnalisés pour automatiser les opérations juridiques qui ont un impact significatif sur vos risques, vos coûts et votre valeur ajoutée.

Nous mettons en œuvre des solutions d'automatisation de flux de travail qui sont très flexibles et peuvent évoluer pour automatiser des processus indépendants uniques ou le déploiement d'un modèle complet à travers de nombreuses parties prenantes et services. Nous fournissons également des services pour évaluer comment votre organisation peut bénéficier de l'automatisation des processus, l'impact que peut avoir l'automatisation des processus et la propension des parties prenantes internes et externes à adopter de nouveaux flux de travail automatisés.

Exemples d'automatisation du flux de travail :

  • Services de traitement
  • Demandes de service juridique
  • Suivi du workflow de découverte
  • Actualisation du catalogue de données et du mappage
  • Attestation de formation et de certification
  • Gestion des risques tiers
  • Évaluation et tableaux de bord des cabinets d'avocats

 

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