Pour déterminer si ce modèle vous convient, posez-vous les questions suivantes.

August 24, 2018

Au cours de la dernière décennie, le secteur juridique a toujours postulé que les sociétés étaient les mieux placées pour permettre aux fournisseurs de gérer leurs opérations de découverte en aval par le biais d’un modèle de services gérés. Cet état d’esprit est en train de changer ; cependant, un nombre croissant de services juridiques d’entreprise réorganisent la gestion de leurs opérations de découverte en interne.

Qu’est-ce qui motive ce changement fondamental et le désir d’internaliser les opérations de découverte ?

Il n’existe pas une raison impérieuse unique ni de force motrice incitant les services juridiques à prendre cette décision. Les facteurs suivants contribuent tous à cette tendance, incitant les entreprises à envisager l’internalisation partielle ou intégrale de leurs fonctions de découverte :

  • Les entreprises subissent une pression continue pour réduire leurs coûts
  • Les volumes de données ne cessent d’augmenter
  • Les services juridiques veulent une meilleure visibilité et prévisibilité de leurs dépenses
  • Les clients exigent la prestation de services innovants et améliorés
  • Les cybermenaces et les violations de données renforcent la nécessité de mieux protéger les informations des entreprises
  • Le bassin de professionnels talentueux spécialisés dans l’assistance à la découverte est plus important que jamais

Additionally, what’s making the insourcing model possible today (compared with three to five years ago), is the advent of reliable cloud-hosted discovery technology and storage. Les services juridique et informatique peuvent désormais ajouter plus facilement de nouvelles technologies à leur boîte à outils sans les coûts et la charge que représente la gestion d’une infrastructure sur site.

Cette tendance va de pair avec la maturation du marché des technologies de découverte. Il n’est plus nécessaire de recourir à des processus complexes ou à des scripts personnalisés pour réaliser des tâches relativement simples. La fonctionnalité prête à l’emploi et la convivialité de ces outils ont beaucoup progressé ces dernières années au point que de nombreuses ressources internes peuvent les gérer par elles-mêmes. Bon nombre d’outils majeurs offrent même des « modèles en libre-service » conçus spécialement pour faciliter leur adoption par les ressources internes.

Tous ces progrès permettent aux entreprises de déployer des programmes de découverte internes couvrant les tâches traditionnelles d’identification, de conservation et de collecte en interne, ainsi que les tâches en aval tels que le traitement de données, la révision de documents et la production.

Mon entreprise devrait-elle internaliser ses opérations de découverte ?

La réponse à cette question est : ça dépend. L’internalisation de vos opérations de découverte ne garantit pas la réduction des coûts, ni une meilleure sécurité des données ou une amélioration du service. Par exemple, les coûts des licences logicielles, associés aux salaires du nouveau personnel d’assistance à la découverte, peuvent s’avérer plus élevés que les frais de traitement et d’hébergement de vos fournisseurs actuels. De même, l’exportation, l’exécution des contrôles de qualité et la soumission des ensembles de production pourraient éventuellement nécessiter plus de temps. Sans oublier que la création d’un nouveau programme de découverte en interne exige énormément de temps, d’efforts et d’investissements.

Votre objectif ultime devrait être de créer un programme de découverte rentable, reproductible, défendable et pratique, adapté à vos besoins en matière de conservation, à votre profil de découverte et à vos capacités en termes de ressources. Vous pouvez y parvenir en internalisant, en externalisant ou en utilisant un modèle hybride.

Pour déterminer si l’internalisation est le modèle de découverte optimal pour votre entreprise, évaluez les objectifs financiers, ainsi que les objectifs en termes de portefeuille et de stratégie juridiques, de personnel et de sécurité des données de votre service par rapport aux risques, aux coûts et aux bénéfices associés à l’implémentation de ce modèle.

Vous verrez ci-dessous un solide ensemble de questions à vous poser pour guider votre évaluation.

Gestion financière

  • Les tarifs de nos fournisseurs de services de découverte sont-ils compétitifs ? S’ils ne le sont pas, avons-nous la possibilité de renégocier ou sommes-nous contraints par un accord-cadre de services ?
  • Avons-nous la possibilité de regrouper nos fournisseurs afin de profiter de réductions en fonction des volumes ?
  • Avons-nous la possibilité de réduire les coûts de nos fournisseurs en passant à un modèle à frais fixes « tout compris », à plusieurs niveaux ou tout autre modèle offrant une meilleure prévisibilité des coûts ?
  • Comment financerions-nous les coûts initiaux et courants des licences logicielles et les coûts de mise à niveau associés à l’achat d’une technologie légale ? Qu’en est-il des efforts qu’impliquent l’implémentation et la gestion des changements pour déployer un programme de découverte en interne ?
  • Pourrions-nous imputer toute partie du programme de découverte directement à nos divisions ou aux clients commerciaux que nous assistons ?
  • Pourrions-nous faire appel à d’autres unités commerciales bénéficiant de nos services pour contribuer au financement de cette initiative, telles que les services informatiques, les équipes d’enquêtes internes ou les services en charge de la conformité, de la sécurité des informations, des dossiers et de la gestion des informations ?
  • Avons-nous calculé le seuil de rentabilité du rendement de l’investissement (ROI) ? Savons-nous comment quantifier les coûts pour être en mesure de quantifier nos économies ?
  • Tous les coûts de déploiement ont-ils été comptabilisés (p. ex., licences logicielles, matériel physique, stockage, maintenance en cours du fournisseur, ressources informatiques internes et salaires du personnel d’assistance) ?

Personnel

  • Avons-nous du personnel possédant à la fois les compétences et la capacité nécessaires pour exécuter les processus de découverte au quotidien ? Pour assurer la maintenance de l’infrastructure (si celle-ci est sur site) ? Qui gérera le programme de découverte global et ces ressources ?

  • Est-ce que des membres du service informatique pourraient se charger de l’exécution quotidienne des tâches de découverte et s’y dédier à l’avenir ?

  • Avons-nous le budget et l’approbation nécessaires pour embaucher du nouveau personnel d’assistance, si nécessaire ? Pourrions-nous faire appel à d’autres prestataires de services juridiques pour assumer ces responsabilités ?

  • Dans quel groupe d’employés/fourchette de salaires le personnel d’assistance à la découverte sera-t-il engagé ? Dans quelle division de l’entreprise ces employés vont-ils être recrutés ?

  • Comment pourrions-nous recruter davantage de ressources ? Tant dans la perspective de notre planification à long terme que pour obtenir une assistance ponctuelle lorsque la demande pour ce service est élevée ? Aurons-nous besoin de ressources externes pour fournir une assistance supplémentaire ?

  • Ce modèle nous offre-t-il la flexibilité nécessaire pour nous adapter à de nouveaux types de données, à de nouvelles technologies (p. ex., améliorations apportées à Microsoft O365), à un afflux de données d’entreprise ou à des modifications des meilleures pratiques ?

  • Comment allons-nous retenir les talents ? Proposerons-nous un système de promotions au personnel d’assistance à la découverte ? Investirons-nous dans la formation continue ?

Stratégie/Culture

  • À quelle(s) difficulté(s) sommes-nous actuellement confrontés avec nos fournisseurs actuels ? Sont-elles liées au coût, à la technologie, au savoir-faire ou au service ? Est-il possible d’obtenir une meilleure rentabilité en vertu de nos accords existants ?
  • À quoi ressemblera notre activité de découverte/portefeuille juridique dans trois ans ? Attendons-nous qu’elle s’accroisse, qu’elle baisse ou qu’elle reste relativement stable ?
  • Notre activité de collecte et de traitement liée aux découvertes a-t-elle augmenté au cours des trois dernières années ? S’agissait-il d’une augmentation de l’activité ou simplement d’une hausse des volumes basée sur l’accroissement des données détenues par l’entreprise ?
  • D’autres fonctions de l’entreprise pourraient-elles en bénéficier (p. ex., le service de conformité) ?
  • Sommes-nous disposés à assumer le risque supplémentaire associé au traitement et à la suppression des données en interne ? Qu’en est-il des attentes énoncées dans nos contrats de niveau de service (SLA) avec les clients commerciaux et les conseillers juridiques externes ?
  • Serions-nous à disposés à faire auditer notre processus de découverte ou nos contrôles de sécurité des données par un tiers indépendant ou une agence gouvernementale ?
  • Notre stratégie actuelle de suppression des données offre-t-elle des possibilités de réduction des coûts en internalisant le traitement des données et en éliminant les frais d’hébergement des fournisseurs ? Ou adoptons-nous une approche plus prudente et faisons-nous réviser la plupart des données ?
  • Quelle est notre position sur le recours à l’évaluation préliminaire des dossiers ? Qu’en est-il de l’analyse des données ? Serions-nous disposés à confier ces tâches plus complexes à nos employés ?
  • Comment le stockage de données supplémentaires, sur site ou dans le cloud, est-il conforme à notre stratégie globale de gestion des données ?
  • Quel niveau de gestion du changement sera nécessaire pour déployer un nouveau programme de découverte ? Les avocats et les parajuristes accepteront-ils ce changement ou y résisteront-ils ? Quelle est la force des liens entre les équipes en charge de la gestion des cas et les fournisseurs actuels ? Cette initiative engendrera-t-elle des tensions ?
  • Que prévoyons-nous pour nous assurer de maintenir notre processus conforme aux normes juridiques en vigueur ?

Sécurité des données

  • Les services informatique/de sécurité informatique approuvent-ils cette approche ? Fourniront-ils les autorisations nécessaires pour installer une nouvelle technologie (à savoir permettre que les logiciels explorent tous les référentiels de contenus de l’entreprise, tels que les partages réseau et les serveurs de messagerie) ? Nous permettront-ils de transférer des données entre systèmes ? Autoriseront-ils des utilisateurs externes, tels que des experts ou des conseillers externes, à accéder à nos systèmes ?
  • Quelles nouvelles menaces cybernétiques le stockage de nos données traitées sur site ou dans le cloud implique-t-il ?
  • Traitons-nous des données dans des régions hors des États-Unis ? Comment l’internalisation de la découverte affecte-t-elle nos obligations en vertu du règlement général de protection des données (RGPD) ?
  • Quels sont les impacts de cette initiative sur nos : 1) politiques de sauvegarde, 2) plan de reprise après sinistre et 3) modèles de gestion de la sécurité des informations ?
  • Quelle est la position de notre service informatique sur la technologie hébergée dans le cloud ? A-t-il une préférence pour Amazon Web Services (AWS), Microsoft Azure, Google, une autre plate-forme ou aucune ?
  • Quelles sont les exigences en matière de chiffrement des données en transit et au repos ? Pouvons-nous nous conformer à ces exigences (p. ex., lors du transfert de données vers une solution hébergée dans le cloud) ?
  • Allons-nous migrer les données de nos dossiers en cours vers nos nouvelles technologies ou allons-nous les laisser à nos prestataires de services de découverte existants jusqu’à la conclusion des cas en question ?
  • Cela at-il un impact sur notre couverture ou nos coûts liés à la cyberassurance ?

Les réponses à ces questions devraient vous aider à déterminer si l’internalisation de vos opérations de découverte est la solution qui vous convient. Un conseil important à retenir est que toutes les questions ne doivent pas être traitées de la même manière. Donnez plus de crédit à celles qui correspondent le mieux à vos exigences prioritaires et/ou à vos objectifs futurs. En outre, toutes les opérations de découverte ne doivent pas nécessairement être transférées simultanément (voire pas du tout). L’introduction progressive et contrôlée des changements pourraient constituer un meilleur moyen d’inculquer des processus défendables et leur adoption solide par les utilisateurs.

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